Les enjeux de l'archivage
Conscience, évaluation et responsabilité - Les raisons de s'occuper de la gestion documentaire de son entreprise
Le mot « archivage » souffre d'une très mauvaise image. Boites d'archives entassées dans des caves, cartons qui prennent l'eau, oubliés quelque part, piles de dossiers avec l'étiquette dessus : « A trier ». Aujourd'hui, la société lui préfère le mot « données » qui évoque le numérique, la bureautique ou l'informatique. Ce mot sonne plus moderne alors qu'il est beaucoup plus restrictif dans sa définition. On peut par ailleurs accumuler aussi plein de données et ne pas les trier et les gérer efficacement. Ce n'est pas parce que le mot est plus « beau » qu'il résout tous les problèmes et les risques liés à l'archivage. J'appelle cela « la politique de l'autruche ». On met la tête dans le sable et on attend que la tempête passe !
Le Code du patrimoine définit ainsi les archives :
« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. »
Tous les documents que vous écrivez au sein de votre entreprise sont des archives dès leur élaboration. Vous me direz que cette définition est très exhaustive. Oui mais elle reflète bien ce qui se passe, c’est-à-dire une production qui ne cesse de grossir et de s’auto-alimenter, que ce soit en physique ou en numérique.
On ne peut pas nier cette volumétrie croissante phénoménale. C’est l’un des premiers enjeux de l’archivage. Peut-on la freiner ? On ne peut pas tout garder car tout n’est pas intéressant. Et la conservation coûte très cher, que ce soit en espace de stockage physique ou numérique. L’avalanche de mails quotidiens va nous étouffer ou nous ruiner sur le long terme sans compter les dommages écologiques des serveurs géants qui stockent toutes ces informations utiles…ou pas ??!!
Est-ce que je sais quels documents garder et pourquoi ?
Certains documents sont plus importants que d’autres.
Je peux le savoir parce qu’ils contiennent des informations stratégiques pour le développement de mon entreprise. Leur contenu est important à conserver. Ils contiennent toutes mes études et réflexions pour mes projets de création de nouveaux produits ou prestations. Mes premiers schémas et brouillons représentent le cheminement de ma pensée et de ma créativité pour aboutir à la commercialisation de nouveautés innovantes. Je suis de bout en bout mes projets.
Dans le cadre de mon activité, je peux être amené à nouer des partenariats, conclure des accords, facturer des clients ou payer des fournisseurs. Je dois faire attention aux données personnelles de mes clients. Je peux être amené à rédiger des contrats de travail pour grossir mon équipe. Ce sont des documents engageants pour tous les partis. Le non-respect d’une clause peut générer des contentieux juridiques et des risques financiers important. Je dois veiller à les conserver le temps nécessaire.
D’autres me sont demandés pour remplir des exigences légales et règlementaires. Ce sont des typologies de document souvent basées sur des formulaires et soumis à des déclarations administratives. Je dois respecter la loi et si je suis contrôlé, je dois retrouver ces documents et rendre des comptes.
J’ai travaillé dur pour constituer un capital informationnel lié à mon savoir-faire et à mon expertise. Je dois identifier ces connaissances et ces savoirs pour les protéger. Les brevets que je possède, les méthodes que j’ai créées, les modes d’emploi, le savoir-faire de mes employés sont des trésors à préserver de la convoitise de mes concurrents.
Enfin, parmi toutes ces archives produites, certaines sont des témoignages précieux de la vie de l’entreprise et racontent son histoire. Toutes les « premières fois » sont à garder. Tout ce qui démontre de la réussite de vos projets mais aussi de vos échecs parce qu’elle évoque, explique, démontre la richesse d’un patrimoine informationnel extraordinaire : Le vôtre !
Et on peut repartir sur de nouveaux projets avec les documents historiques de votre entreprise.
Voilà toutes les raisons possibles de garder des documents. Ils témoignent de tous les aspects de l’entreprise.
Il faut en prendre conscience pour tenter de garder le contrôle et de maîtriser ce flux informationnel conséquent et quotidien.
Ne garder que les documents légaux et règlementaires c’est se priver et s’amputer de toutes les informations et connaissances dont vous avez besoin pour une dimension documentaire efficace, pertinente et utile à votre entreprise.
Est-ce que je sais combien de temps je dois conserver les archives de mon entreprise ?
Les documents subissent des cycles de vie particuliers dans l’entreprise. Je dois savoir à quel moment j’en ai le plus besoin, aujourd’hui, demain après-demain….
Je dois tenir compte des DUA, Durées Utiles d’Archivage pour répondre aux exigences légales et aux contrôles éventuels. Je dois évaluer l’intérêt historique de mes documents pour un archivage historique et définitif qui correspond à mes objectifs et mes souhaits.
Comment j’intègre ces planifications dans le temps qui exigent des lieux de stockage adaptés tenant compte de la nature diverse de mes typologies de document ?
Aujourd’hui les archives numériques bouleversent les âges traditionnels des archives. Le numérique décloisonne tout. Le records management intègre aussi la gestion des mails, des documents audio-visuels, les workflows de validation et les signatures électroniques.
Quels choix techniques effectuer pour ne pas se tromper dans une solution de gestion électronique de documents ou de dématérialisation ?
Numériser pour éviter le papier est à étudier soigneusement. Le vrac numérique peut côtoyer allègrement le vrac physique. Le zéro papier est encore loin d’être la règle. Tout est plus accessible mais les problématiques sont encore nombreuses.
Le numérique ne résout pas tout. C’est un projet à part entière qui nécessite comme toujours de définir des objectifs, de donner les moyens, de le planifier et de le doter de ressources humaines et financières.
Est-ce que je sais comment je vais gouverner la gestion documentaire de mon entreprise ?
La gestion documentaire ne doit pas être la dernière roue du carrosse. Elle participe pleinement à la vie, aux processus et à la croissance de l’entreprise. Elle doit être pensée et étudiée, appliquée et contrôlée.
Les archives n’existent pas en tant que telles. On parle toujours des archives de quelqu’un ou des archives de telle entreprise. Elles sont toujours le résultat de la production de son propriétaire. La responsabilité première relève donc de celui-ci.
Je suis responsable de mes archives.
Si je dispose d’une équipe et de collaborateurs dans mon entreprise, je dois établir une gouvernance documentaire et leur donner les moyens de gérer efficacement les documents produits tous les jours. Ils seront, à leur niveau, responsables des documents qu’ils auront élaborés. Je gouverne mais j’implique mon équipe et je peux nommer un archiviste pour gérer le tout.
- Parce que l’information comporte des enjeux et des risques qu’il faut contrôler et maîtriser !
- Parce que l’information est un trésor aujourd’hui qu’il faut exploiter au mieux !
- Parce que l’information valorise l’entreprise et son histoire !
