Le dossier médical du patient, une conservation à recalculer sans cesse

Après une longue carrière de documentaliste archiviste au sein de l’industrie automobile, j’ai eu l’opportunité de découvrir les archives médicales et notamment le dossier médical du patient au cœur des institutions de santé. J’ai été fasciné par cet objet documentaire très particulier !

Le cadre légal : Code du patrimoine et code de la santé publique

Les archives existent dans toutes les activités économiques et industrielles ainsi que pour tous les statuts d’entreprises selon l’article L. 211-1 de juillet 2016 du Livre II du Code du Patrimoine . Mais ensuite il faut absolument tenir compte du secteur d’activité de l’organisme qui va certainement imposer d’autres obligations légales.

Le dossier médical s’inscrit dans le domaine de la santé et relève donc du Code de la santé publique. L’article R1112-2 issu de ce code décrit le contenu type d’un dossier médical. Chaque dossier est consacré à un patient et contient tout ce qui concerne sa santé chez le médecin qu’il consulte. Le patient a donc autant de dossiers médicaux que de médecins qu’il consulte, soit papier soit numérique.
Le dossier médical contient ainsi toute une liste de documents issus de l’établissement hospitalier ou du cabinet médical, comme des ordonnances et des notes du médecin. Il s’enrichit aussi de documents externes comme les résultats d’analyse de laboratoire, les imagerie médicales sur des supports qui ont beaucoup évolué dans le temps, des courriers de liaison émanant d’autres spécialistes. Le tout forme une unité dédié au suivi chronologique de la santé d’un patient unique dont l’identité doit être vérifiée, sécurisée et préservée. 

Qu’il soit papier ou numérique, les enjeux archivistiques restent les mêmes. La technologie facilite la consultation, le partage, la traçabilité, la mise à jour au sein d’applications de GED (gestion électronique de document) depuis la création du dossier du patient jusqu’à sa destruction virtuelle. Mais le traitement archivistique et ses durées de conservation restent identiques.  Il reste d’ailleurs encore beaucoup de cohabitation entre des fonds papiers et des fonds numériques tant les coûts de numérisation et d’intégration dans un projet de GED sont importants. 

La conservation des archives hospitalières

Un des textes fondateurs du règlement des archives hospitalières repose sur la circulaire AD 68-11 de novembre 1968. Elle pose dès cette époque, les bases de l’organisation archivistique des archives de santé. Le cadre général a peu évolué à l’exception notamment des dates de durées d’archivage qui se sont adaptées au volume conséquent général, mais aussi aux restrictions liées au RGPD. Le classement physique s’appuie aussi maintenant sur un rangement en continu sans tenir compte des différents types de document pour un gain de place appréciable.

Les archives de santé se décomposent en 2 parties bien distinctes :

• Les archives administratives pour toutes les fonctions de gestion transversale d’un établissement (et que l’on retrouve dans d’autres domaines d’activité)
• Les archives médicales qui incluent les dossiers médicaux des patients ainsi que les documents liés à la recherche médicale. 

Par exemple, le registre des naissances dans un hôpital relève des archives administratives tandis que le dossier qui traite du bébé sous l’angle médical appartiendra aux archives médicales. 
L’archivage devra séparer ces deux grandes catégories d’archives en ce qui concerne leur gestion et leur conservation. Parce que le dossier médical du patient possède des spécificités bien particulières dans son utilisation au quotidien et sur le long terme.

La conservation des archives médicales 

Il dépend essentiellement du rythme et de la fréquence de visites et de consultations du patient. Il sera plus ou moins actif à partir de la dernière date de consultation.
Le calcul de sa durée de conservation se refait sans cesse du moment que le patient revient en consultation. Tant que le patient est malade, le dossier est actif et sa date se met à jour constamment. Si le patient ne revient pas ou plus, la dernière date devient la référence et il faudra attendre 20 ans pour envisager de le détruire. Et il faudra absolument le détruire… à cause du RGPD et des données personnelles. Cette traçabilité et ce suivi des dates de consultation sont donc très importantes. 

Imaginez la logistique archivistique derrière qui doit s’adapter à des recalculs incessants.Et attention à certains cas particuliers comme les mineurs avec une conservation de leurs dossiers jusqu’à leur 28 ans. Ou bien si le patient décède et dans ce cas c’est 10 ans à partir de cette date ! Encore faut-il savoir qu’il est mort ce patient !!! D’où des enquêtes à la Sherlock Holmes parfois… pour gagner de la place ! 

La conservation des archives administratives

Côté archives administratives, il existe aussi des durées de conservation pour les documents validés, figés, qui n’évoluent plus et qui font partie du référentiel de conservation. Les types de document sont beaucoup plus variés : factures, contrats, bulletins de salaire…..Mais, une fois qu’ils ne sont plus opérationnels, ils sont gérés par les archivistes selon les DUA (Durée d’Utilité Administrative) associés, qui ne bougent plus. Pas de recalculs incessants ! Il faudra attendre la fin de leurs durées légales de conservation pour décider de leur sort : Destruction, tri éventuel et/ou archivage historique.
La grande différence porte donc sur la date de conservation qui change tout le temps côté dossier médical du patient alors que du côté archives administratives, pas de recalcul mais un stockage « tranquille » le temps nécessaire. 

Les durées de conservation ou DUA Durée d’Utilité Administrative

Les durées de conservation minimales sont fournis soit par les archives nationales soit par la CNIL pour les données personnelles à travers le RGPD. Au passage, les données, quel qu’elles soient sont des archives selon la définition du Code du Patrimoine et ce, dès leur création. 

La CNIL publie les durées de conservation des données personnelles pour le dossier médical dans les établissements hospitaliers mais aussi dans les cabinets médicaux privés. Ces durées correspondent aux DUA qui gèrent les durées règlementaires de conservation. Ces tableaux constituent le pilotage dans le temps de la conservation des archives engageantes, assurant leur traçabilité et leur conservation et permettant leur communication. Cette durée est prévue par la loi pour répondre aux sollicitations lors de contentieux juridiques ou contrôle éventuel de la part de l’Etat et organismes officiels.

Conclusion

Un dossier médical est un document engageant qui trace tout ce qui a été fait pour soigner un patient. L’enjeu de santé est important, voire vital. L’enjeu archiviste est très complexe à prendre en compte et sur de très longues périodes (20 ans à recalculer sans cesse pour chaque dossier).
C’est un des aspects structurels et fonctionnels qui me fascinent le plus fondés sur le nombre de consultation chaque jour et donc autant de fois qu’il faut sortir puis ranger de nouveau les dossiers médicaux concernés en sachant que leur date de conservation se recalcule et s’allonge de nouveau.

A lire aussi dans le blog : L'article du blog  consacré à la communication du dossier médical du patient.